Hướng dẫn thiết lập email với tên miền riêng trên GSuite

Sau khi tạo một website, việc đầu tiên bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng cần làm đó là tạo một địa chỉ email thật chuyên nghiệp với đuôi email chính là tên website của mình.

Một địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tăng uy tín với đối tác mà còn là điểm cộng trong mắt các khách hàng tiềm năng.

G Suite là một bộ công cụ của Google cho phép bạn sử dụng Gmail với tên miền của riêng mình. Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thiết lập một địa chỉ email mang dấu ấn riêng cho doanh nghiệp của mình với Gmail và GSuite.

Như thế nào là một địa chỉ email chuyên nghiệp?

Một địa chỉ email chuyên nghiệp là một địa chỉ email mà có kèm tên của bạn hoặc doanh nghiệp của bạn ở sau dấu @. Ví dụ, [email protected] là một địa chỉ email mà cái tên của nó đã nói lên rằng nó phục vụ riêng cho công việc.

Các địa chỉ email miễn phí dạng [email protected] hay [email protected] khi sử dụng trongcông việc sẽ làm cho người nhận email có cảm giác bạn chưa nghiêm túc lắm khi làm ăn bởi trông nó cũng giống như bao email miễn phí khác. Khách hàng tiềm năng và những đối tác của bạn sẽ  nhìn nhân một địa chỉ email chuyên nghiệp một cách tôn trọng hơn rất nhiều.

Để tạo một địa chỉ email như vậy, bạn cần có sẵn một tên miền và một website. Chúng tôi đã có những bài viết hướng dẫn bạn chi tiết từng bước một để có thể chọn được domain ưng ýđưa website của mình lên mạng một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã có sẵn tên miền và website của mình, bạn đã sẵn sàng để thực hiện các bước tiếp theo trong bài viết của chúng tôi.

Tại sao nên sử dụng G Suite cho một địa chỉ email doanh nghiệp?

Bạn có thể đang băn khoăn không hiểu vì sao phải trả tiền để sử dụng mọt dịch vụ như G Suite trong khi hầu hết những nhà cung cấp hosting cho WordPress nổi tiếng đều đã hỗ trợ cho bạn dịch vụ email hosting kèm theo mà không giới hạn số tài khoản được phép tạo?

Email là một trong những công cụ liên lạc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Nếu bạn bỏ lỡ một vài email quan trọng, ít nhiều việc đó sẽ có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động mà doanh nghiệp của ban đang thực hiện.

Do là dịch vụ miễn phí đi kèm, hầu hết server trung chuyển email của các nhà cung cấp hosting thường không ổn định, bảo mật kém và phải xử lý số lượng lớn email. Thậm chí trong một số trường hợp, email bạn gửi đi còn có thể bị đánh dấu nhầm là spam hoặc chứa virus.

Đây là lúc Gmail và G Suite phát huy ưu thế của mình.

Gmail là cái tên dẫn đầu trong các nhà cung cấp dịch vụ email với hơn 1,5 tỷ người dùng trên khắp thế giới. G Suite là bộ công cụ hỗ trợ doanh nghiệp của Google trong đó bao gồm Gmail. Số lượng doanh nghiệp đang sử dụng G Suite lên đến con số hơn 4 triệu và bên cạnh đó là 80 triệu sinh viên, học viên.

G Suite có thể tích hợp vào tên miền của bạn và cho phép bạn sử dụng giao diện của Gmail để quản lý email tên miền riêng của mình.

Đây là một vài ưu điểm vượt trội của GSuite và Gmail : 

  • Địa chỉ email chuyên nghiệp với tên miền riêng mang dấu ấn của doanh nghiệp của bạn.
  • Bạn được sử dụng miễn phí bộ lọc email rác tuyệt vời của Gmail và được hưởng dịch vụ với mức bảo mật cao.
  • Dung lượng email gấp đôi tài khoản Gmail thông thường : 30GB
  • Quản lý email ngay cả khi không có kết nối mạng với ứng dụng Gmail trên thiết bị di dộng.
  • Sử dụng được ở khắp mọi nơi, trên web, điện thoại, máy tính bảng,….
  • Hỗ trợ Outlook và có thể đồng bộ với những tài khoản Outlook cũ.
  • Mỗi người dùng có thể có đến hơn 30 địa chỉ email khác nhau cho một hòm thư.
  • Hỗ trợ Google Calendar, Google Hangouts với địa chỉ email tên miền riêng.
  • Không có quảng cáo, hỗ trợ 24/7.
  • Tích hợp dễ dàng vào WordPress.
  • Quan trọng nhất là giảm thiểu khả năng bị đánh dấu nhầm là spam, độ trễ thấp, email gửi đi có thể đến hòm thư trong vài giây.

Qua những điều trên đây bạn đã phần nào hiểu được vì sao nên sử dụng email doanh nghiệp với G Suite, giờ hãy điểm qua các bước chính thiết lập email với G Suite.

Thiết lập email doanh nghiệp với Gmail (G Suite)

Đầu tiên bạn cần đăng ký một tài khoản G Suite.

Tài khoản dạng này có giá khoảng 5 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng. Nếu bạn trả phí theo năm, bạn được khuyến mãi 2 tháng miễn phí (50USD/năm cho mỗi người dùng).

G Suite cũng cung cấp gói dùng thử với thời gian 14 ngày, cho phép bạn thử qua tất cả các tính năng trước khi quyết định trả tiền. Hầu hết những tính năng bạn đã quen thuộc trên Gmail, Drive, Calendar,… đều có ở G Suite, điểm khác biệt duy nhất là giờ nó mang dấu ấn doanh nghiệp của bạn.

Chỉ cần truy cập trang web của G Suite và click vào nút Get Started ứng với gói dịch vụ mà bạn muốn chọn.

Ở trang tiếp theo bạn cần nhập tên doanh nghiệp của mình, số lượng nhân viên và nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Bạn có thể chọn quy mô tài khoản G Suite bao gồm chỉ mình bạn, hoặc chọn số lượng nhân viên ước tính.

Click vào nút Next để đến bước tiếp theo. Ở đây bạn cần nhập những thông tin cá nhân của mình bao gồm tên và địa chỉ email đang sử dụng.

Sau đó, bạn sẽ được chọn một tên miền riêng cho gói G Suite. Nếu bạn dã có một tên miền riêng, hay nhẫn Yes I have one I can use, nếu không, bạn nhấp No, I need one để đăng ký tên miền với Google luôn.

Bạn cần lưu ý một điều nếu mua tên miền tại Google, bạn sẽ bị tính thêm phí cho tên miền ngoài khoản đã đóng cho tài khoản G Suite (xem thêm cách đăng ký domain miễn phí)

Nếu bạn sử dụng domain sẵn có, bạn sẽ cần phải xác nhận quyền sở hữu của mình đói với tên miền đó theo hướng dẫn ở phần sau của bài viết này.

Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được tạo thông tin đăng nhập tài khoản G Suite của mình bao gồm username và password.

Username này cũng sẽ trở thành địa chỉ email đầu tiên mang đuôi domain của bạn, nên bạn cần chọn tên phù hợp để sử dụng cho công việc của mình.

Bạn đã tạo tài khoản G Suite thành công, giờ bạn đã có thể đăng nhập bằng cách bấm vào nút Go to Setup.

Trong màn hình setup, bạn sẽ được thêm người vào tài khoản G Suite của mình, những tài khoản vừa tạo có thể được cấp cho từng nhân viên sau này.

Sau khi kết thúc quá trình tạo thêm tài khoản, bạn nhấn vào nút I have added all user email addresses và nhần Next để tiếp tục.

Nếu bạn quên chưa tạo tài khoản cho ai đó trong bước vừa nêu thì đừng lo, bạn luôn có thể tạo thêm tài khoản vào bất cứ lúc nào.

Bước tiếp theo sẽ là hướng dẫn xác nhận quyền sở hữu cho tên miền dành cho những người sử dụng tên miền có sẵn để đăng ký G Suite.

Bạn sẽ nhìn thấy một đoạn mã HTML, bạn cần copy đoạn mã này và dán vào website của mình.

Bên cạnh việc sử dụng mã HTML, có những cách khác nữa để xác nhận quyền sở hữu như tải lên một file HTML có sẵn lên website, sử dụng một trình kết nối FTP hoặc giao diện quản lý file của hosting bạn đang dùng.

Nếu bạn không có website đang hoạt động trên tên miền đã đăng ký, bạn cũng có thể xác nhận G Suite với MX Record, hướng dẫn chi tiết cho phần này đã có sẵn ở trang đăng ký.

Trong bài viết này, chúng tôi giả định rằng bạn đã có sẵn một blog WordPress đang chạy trên tên miền có sẵn, và chúng tôi sẽ trình bày cách đưa mã HTML xác nhận vào WordPress.

Trước hết hãy truy cập bảng quản trị của WordPress, cài đặt và kích hoạt plugin Insert Header and Footer. Nếu bạn chưa biết làm điều này như thế nào, vui lòng xem qua hướng dẫn cài đặt plugin WordPress của chúng tôi.

Sau khi kích hoạt plugin, hãy truy cập  Settings » Insert Headers and Footer và dán mã HTML bạn đã sao chép từ G Suite vào phần Scripts in Header.

Mã xác minh trang web cho G Suite và Gmail

Đừng quên nhấp vào nút Save để lưu cài đặt của bạn.

Bây giờ hãy quay lại màn hình thiết lập G Suite của bạn và tích vào ô có nội dung ‘I added the meta tag to my homepage’.

Tên miền được xác minh cho địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail

Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu nhập các MX record cho tên miền của bạn.

Lưu ý : Bạn chỉ cần thêm MX record nếu bạn có sẵn tên miền và website đang chạy trên tên miền đó. Người dùng mua tên miền qua Google thì sẽ không cần thực hiện bước này.

Vì tên miền của bạn không được đăng ký với Google, các email gửi đến địa chỉ vừa mới tạo trên G Suite sẽ chỉ đến được tên miền của bạn mà chưa đến được server của Gmail.

Bạn sẽ cần thiết lập các MX record phù hợp trong phần cài đặt tên miền để máy chủ của Google có thể gửi và nhận email bằng domain của bạn.

Để làm điều đó, bạn sẽ cần phải đăng nhập vào web hosting hoặc tài khoản quản trị domain .

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm bản ghi MX trong Bluehost , nhưng về cơ bản các bước thực hiện khá giống nhau trên tất cả các giao diện web hosting và nhà cung cấp tên miền. Bạn sẽ tìm phần thiết lập DNS trên domain của mình và sau đó chỉnh lại các MX Record

Trên bảng điều khiển của Bluehost, nhấp vào Domains. Trên trang tiếp theo, chọn tên miền của bạn và sau đó nhấp vào Manage bên cạnh tùy chọn DNS Zone Editor.

Cài đặt tên miền

DNS Zone Editor của Bluehost sẽ mở ra. Bạn cần quay lại màn hình thiết lập G Suite của mình và chọn ô có nội dung ‘‘I have opened the control panel of my domain name’.

Bây giờ G Suite sẽ hiển thị cho bạn các MX records mà bạn cần nhập vào Bluehost. Bạn cũng sẽ thấy một liên kết đến phần tài liệu hướng dẫn chi tiết cách thêm các bản ghi này vào các nhà cung cấp dịch vụ hosting và tên miền phổ biến.

Dưới đây là cách bạn sẽ thêm thông tin này vào cài đặt DNS trên Bluehost:

Thêm bản ghi MX vào tên miền của bạn

Nhấp vào nút ‘Add Record’ để lưu nó. Sau đó, lặp lại quy trình để thêm tất cả năm dòng dưới dạng MX records.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy quay lại thiết lập G Suite và tích vào ô ‘I created the new MX records’.

Bản ghi MX được tạo

Bạn sẽ được yêu cầu xóa mọi MX records hiện có vẫn đang trỏ đến web hosting hoặc nhà cung cấp tên miền.

Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển về trình chỉnh sửa DNS Zone của mình và cuộn xuống phần MX record. Bạn sẽ thấy các MX record bạn đã tạo trước đó cùng với MX record cũ hơn vẫn đang trỏ đến trang web của bạn.

Xóa bản ghi MX cũ

Nhấp vào nút xóa bên cạnh MX record cũ để xóa nó.

Sau đó, chuyển trở lại màn hình thiết lập G Suite và chọn ô có nội dung ‘I deleted existing MX records’.

Lưu bản ghi MX

Bây giờ bạn sẽ được yêu cầu lưu các MX record. Đối với một số nhà cung cấp, khi bạn thêm MX record thì hệ thống sẽ tự động lưu lại, nhưng đối với số nhà cung cấp còn lại, bạn cần nhấn nút Save bằng tay để các thay đổi có hiệu lực.

Khi bạn đã lưu bản ghi MX, hãy tích vào ô ‘I have saved MX records’ trong cài đặt G Suite.

Xác minh thiết lập tên miền

Sau khi đã hoàn tất các bước, bạn nhấp vào nút ‘Verify domain and setup email’ để thoát khỏi trình hướng dẫn thiết lập.

Sử dụng Email doanh nghiệp của bạn với G Suite và Gmail

Tài khoản email G Suite mới tạo của bạn hoạt động tương tự như mọi tài khoản Gmail khác. Bạn có thể sử dụng nó bằng cách truy cập Gmail và đăng nhập bằng địa chỉ email của bạn, ví dụ [email protected]

Bạn cũng có thể quản lý tài khoản G Suite của mình bằng cách truy cập bảng quản trị .

Bảng điều khiển quản trị G Suite

Đây là nơi bạn có thể thêm / xóa người dùng mới vào hệ thống email của mình. Mỗi người dùng của bạn sẽ có dung lượng lưu trữ 30 GB và tất cả các tính năng giống nhau, nhưng họ sẽ không có quyền truy cập vào bảng quản trị. Bạn có thể xóa những người dùng đó bất cứ lúc nào bạn muốn.

Khắc phục sự cố trong quá trình thiết lập tên miền G Suite

Có khả năng máy chủ web của bạn có thể không sử dụng bảng điều khiển giống như trong bài viết của chúng tôi.

G Suite có tài liệu chi tiết minh họa cho nhiều nhà cung cấp web hosting và tên miền phổ biến. Để xem những hướng dẫn này, bạn truy cập set up MX records (Hosts specific steps) và sau đó tìm tên nhà cung cấp dịch vụ cho mình từ danh sách.

Nếu không tìm thấy nhà cung cấp dịch vụ của mình trong danh sách, bạn có thể yêu cầu nhân viên của Google hỗ trợ trực tiếp.Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn biết được cách thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail. Bạn cũng có thể muốn xem danh sách hơn 19 công cụ miễn phí của Google mà mọi blogger WordPress nên sử dụng .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

+